Le GPS prend très au sérieux vos droits en termes de traitement de données. Dans cette déclaration, GPS explique comment vos données personnelles sont collectées, traitées et utilisées. Cette déclaration constitue donc la politique générale de GPS en termes traitement des données.
Le responsable du traitement est GPS nv, Oosterring 9 à 3600 Genk.
Si vous avez des questions sur cette déclaration de politique, vous pouvez toujours contacter notre agent de protection des données via dpo@gps-time.be. Si ces questions vont au-delà d’une simple demande d’information, vous devez vous identifier. De la sorte, GPS est certain que l’information et les données demandées sont fournies à la bonne personne.
Cette politique de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 11 décembre 2020.
Êtes-vous un client ou un prospect? En fonction, GPS recueille vos données lorsque vous :
Êtes-vous un fournisseur? Ensuite, le GPS recueille vos données lorsque vous :
Gps recueille ces données à la fois par le biais papier et aussi via des formulaires et documents digitaux.
Enfin, le site Web GPS (www.gps-time.be) utilise des cookies. Plus d’informations à ce sujet peuvent être trouvées dans la politique de cookie.
Les données dont GPS a besoin pour les prestations de services pour lesquels vous faites appel à nous. Ces données sont les suivantes :
Afin de recueillir ces données, GPS s’appuie sur votre coopération pour être mis en contact avec un collaborateur qui est autorisé à nous fournir ces données.
Les données collectées sont traitées par GPS dans le cadre de la gestion client (fourniture de services ou de produits; donc l’exécution du contrat qui connecte GPS à vous), le marketing direct (pour vous informer sur les services et événements), la gestion des fournisseurs, la comptabilité, les références et les relations publiques.
En ce qui concerne le site, GPS adapte son contenu et la facilité d’utilisation autant que possible. En outre, GPS traite vos données pour se conformer aux obligations découlant de la fourniture d’un portail client en ligne et de son contenu.
En principe, GPS recueille et traite vos données en fonction de la relation contractuelle de GPS avec vous-même, à la suite de la mission dont vous nous avez chargés.
Lorsque le traitement de données n’est pas nécessaire pour mener à bien la relation contractuelle, comme dans le cas du marketing direct, le traitement est fondé sur nos intérêts légitimes en tant qu’entreprise, en particulier la liberté d’entreprise et d’information. GPS assure toujours qu’il y a un équilibre entre nous et vos intérêts, par exemple en vous accordant un droit d’opposition.
Vos données sont principalement traitées en interne dans le cadre de la gestion client et de la comptabilité. Pour certains services ponctuels ou affectations, ils peuvent être transmis à des sous-traitants sur qui GPS s’appuie. Toujours sous le contrôle du GPS.
Dans le contexte des références, nous publions les noms et logos de nos clients sur notre site Web, citations, brochures et autres communications en ligne/ hors ligne. Avant la publication, vous serez toujours contacté par un chargé de clientèle ou le service marketing.
Dans des cas exceptionnels, GPS peut-être contraint de transmettre vos données. C’est particulièrement le cas lorsque nous sommes légalement tenus de le faire ou que les autorités publiques ont le droit de nous demander des données.
En principe, vos données ne seront pas transmises à des pays tiers ou à des organisations internationales.
Si GPS traite vos données à des fins de marketing direct et de références, vous pouvez vous y opposer à tout moment. À cette fin, il suffit de contacter notre département marketing.
Vous pouvez toujours visualiser vos données détenues par GPS, et les faire corriger ou supprimer si nécessaire. À cette fin, il suffit de le demander à notre Data Protection Officer. Gps ne demande qu’une preuve de votre identité. Il s’agit d’empêcher que vos données ne soient communiquées à quelqu’un qui n’y a pas droit.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la façon dont GPS traite vos données, vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données ,Drukpersstraat 35 à 1000 Bruxelles.
GPS se réserve le droit de modifier cette déclaration et/ou cette politique. Les modifications seront signalées aux utilisateurs via notre site Web.
Cette politique de confidentialité s’applique aux applications Emprova-Mobile (iOS/Android) et Emprova-Self Service, ainsi qu’à l’outil administrateur Emprova-Suite.
Le responsable du traitement est GPS NV, Oosterring 9, 3600 Genk, Belgique et en tant que tel est responsable de la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la protection de vos données personnelles conformément à nos normes de confidentialité, cette politique de confidentialité et toutes les lois nationales applicables.
Les renseignements personnels que nous traitons pour votre employeur en tant que client GPS en ce qui concerne les services de RH, d’enregistrement du temps et de planification que nous fournissons sont régis par une convention distincte de traitement des données que nous avons conclue avec votre employeur. Cette convention de traitement des données fait partie intégrante de convention de service avec votre employeur et garantit que nous ne recueillerons et traiterons vos renseignements personnels comme convenu par notre client (votre employeur).
Communiquez avec le service des ressources humaines de votre employeur pour obtenir des questions au sujet des renseignements personnels que votre employeur nous fournit dans le cadre des Services de RH, d’enregistrement du temps et de planification que nous fournissons ou de votre droit à la vie privée en tant qu’employé.
Votre employeur peut nous fournir les informations de base nécessaires pour créer une connexion Emprova avec votre système de gestion, notamment :
Comportements avec l’application et registres de sécurité
Si vous nous fournissez vos informations personnelles, nous pouvons suivre vos interactions avec le site Web Emprova-Self Service et l’application Emprova-Mobile. Ces registres contiennent les actions dans l’application ou sur le site Web, concernant les fenêtres que l’on ouvre et les actions que l’on fait.
Nous enregistrons l’activité de l’utilisateur pour détecter les comportements non autorisés ou malveillants, tels que la connexion et la sortie de l’utilisateur, la réinitialisation des mots de passe ou la modification des droits d’accès.
Ces registres sont conservés pendant une certaine période de temps, déterminée et réglable par notre client (votre employeur).
Les registres ne sont consultés que dans le contexte de l’entente de service avec votre employeur et à la demande de celui-ci.
Cookies
Dans Emprova-Self Service, nous utilisons également des « cookies » (petits fichiers texte envoyés par votre ordinateur chaque fois que vous visitez notre site Web) pour recueillir ou stocker des données. Lorsque nous utilisons des cookies, nous utilisons des cookies de session (qui durent jusqu’à ce que vous fermiez votre navigateur) ou des cookies persistants (qui durent jusqu’à ce que vous ou votre navigateur les supprimez). Par exemple, nous utilisons des cookies pour stocker vos préférences linguistiques ou d’autres paramètres afin que vous n’avez pas à les définir chaque fois que vous visitez notre site Web Emprova-Self Service.
Informations sur l’appareil
Nous recueillons des informations sur l’appareil que vous utilisez lors de l’utilisation de notre application Emprova-Mobile, comme le type d’appareil, le système d’exploitation, la version. Ces informations nous aident à sécuriser votre expérience Emprova Mobile, à fournir le meilleur support en cas de problèmes et à soutenir la plupart des systèmes d’exploitation.
Géolocalisation
Nous pouvons demander la géolocalisation exacte en temps réel ou la géolocalisation non exacte lors de l’utilisation de certaines fonctionnalités. Ceci est mis en place en option par notre client et ne sera également consulté par GPS que dans le cadre et à la demande et avec l’accord de votre employeur. La permission pour cela sera également demandée lors de la première utilisation des fonctionnalités qui le permettent.
Espace de stockage de l’appareil
Si l’option de fournir des documents/photos a été utilisée, l’application nécessite un accès lu à l’espace de stockage local de l’appareil. La permission pour cela sera également demandée lors de la première utilisation des fonctionnalités qui le permettent.
Appareil photo
Si l’option de télécharger des certificats, d’ajuster l’image de profil ou de scanner les codes QR a été utilisée, l’accès à la caméra est nécessaire à ce moment-là. La permission pour cela sera également demandée la première fois.
Nous utilisons vos renseignements personnels à des fins commerciales différentes et selon différents motifs juridiques de traitement, y compris pour remplir le contrat avec votre employeur, pour nous conformer à nos obligations légales, pour poursuivre nos intérêts légitimes dans lesquels l’intérêt du GPS et vos droits sont équilibrés en prenant des mesures appropriées suffisantes ou sur la base de votre consentement.
Si nous voulons traiter vos données personnelles à une fin autre que celle pour laquelle les données ont été initialement collectées, nous vous demanderons toujours votre consentement explicite à l’avance.
Nous utilisons vos informations personnelles pour vous donner accès aux portails et applications pour lesquels vous êtes autorisés. Nous prenons les mesures nécessaires pour protéger correctement ce type d’informations et empêcher les personnes non autorisées d’accéder à votre profil.
Lorsque vous utilisez un login et un mot de passe dans notre application ou notre site Web, nous utilisons ces informations pour récupérer vos données et afficher ou traiter les données demandées en fonction des actions qui ont été effectuées.
Adresse mail
Votre adresse e-mail sera utilisée pour vous tenir informé des modifications apportées à votre compte concernant une demande de changement de mot de passe. En outre, vous recevrez également des e-mails lors de certaines actions dans l’application et/ou dans le site Web (telles que les demandes de congés, les aperçus et export de calendrier, etc.).
Informations sur l’appareil
Nous recueillons des informations sur l’appareil que vous utilisez lors de l’utilisation de notre application Emprova-Mobile, comme le type d’appareil, le système d’exploitation, la version. Ces informations nous aident à sécuriser votre expérience Emprova Mobile, à fournir le meilleur support en cas de problèmes et à soutenir le plus grand nombre de systèmes d’exploitation.
Géolocalisation
Au sein d’Emprova, l’ option d’enregistrer la géolocalisation lors des pointages est possible. Ces informations peuvent alors être demandées pour les personnes compétentes si vous le souhaitez. L’activation de la géolocalisation dépend du client. Si vous avez des questions à vous poser pour savoir si cette géolocalisation est en cours d’utilisation, veuillez communiquer avec le service des ressources humaines de votre employeur. L’autorisation pour cela sera également demandée lors de la première utilisation des pointages par géolocalisation, votre appareil, ordinateur comme smartphone vous demandant une confirmation.
Espace de stockage de caméra et d’appareil
Si l’option de télécharger des certificats, d’ajuster l’image de profil ou de numériser des codes QR a été utilisée, cet accès est nécessaire. L’autorisation pour cela sera également demandée lors de la première utilisation.
Nous utilisons vos renseignements personnels pour personnaliser notre site Web et notre application en fonction de votre utilisation et de vos préférences afin que vous utilisiez une bonne expérience.
Nous respectons votre droit d’accéder, de corriger ou de supprimer vos renseignements personnels et de limiter notre utilisation de vos renseignements personnels, comme l’exige la loi applicable :
Si vous avez un compte utilisateur, vous pouvez accéder à certains contacts et données préférées que vous pouvez modifier vous-même via « Mes paramètres » dans l’application Emprova-Self Service et Emprova-Mobile.
Pour accéder à d’autres types d’information, les vérifier ou les supprimer, communiquer avec le service des ressources humaines, ils peuvent alors indiquer un incident chez GPS pour obtenir de l’aide supplémentaire.
Nous conservons vos données aussi longtemps qu’elles sont pertinentes pour nos activités opérationnelles ou à d’autres fins essentielles telles que le respect de nos obligations légales et contractuelles, le règlement des différends et l’application de nos politiques. Cela s’applique également à tous ceux avec qui nous partageons vos informations et qui fournissent des services en notre nom.
Les critères suivants peuvent influer sur les périodes de rétention effectives :
Lorsque nous n’avons plus besoin de conserver vos renseignements personnels, nous les enlevons de nos systèmes ou les dépersonnalisons afin que nous ne puissions pas vous identifier.
Nous pouvons transmettre vos renseignements personnels à des tiers avec lesquels nous travaillons. C’est le cas lorsque le client a choisi notre solution d’hébergement cloud.
Nous ne partageons des données qu’avec des tiers (processeurs) que nous engageons à traiter des informations en notre nom, en fonction de nos instructions et conformément à la loi applicable et à la politique de confidentialité. Lorsque nous partageons vos données personnelles, nous essayons de limiter autant que possible la quantité de renseignements personnels que nous partageons à ce qui est directement pertinent et nécessaire pour atteindre l’objectif spécifié.
Sans votre consentement, nous ne vendrons ou ne partagerons jamais vos données avec des tiers à des fins de marketing et de publicité.
Nous pouvons partager des informations, en consultation avec le client, si nous croyons que la divulgation est raisonnablement nécessaire pour se conformer à toute loi, réglementation ou demande légale :
Cela dépend de la solution choisie par notre client.
Si un hébergement local du logiciel Emprova a été choisi, une partie de la protection aura été absorbée par la politique de sécurité du client et non la nôtre.
Si notre application cloud a été choisie, nous nous engageons à assurer la sécurité de vos données. Nous avons un programme de sécurité de l’information avec des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques que nous mettons en œuvre et mettons continuellement à jour pour aider à protéger vos renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la perte, la destruction ou la modification. Cela comprend des protections telles que les pare-feu et le chiffrement des données, la sécurité physique et le contrôle de l’accès à l’information.
Prenez des mesures vous-même pour protéger vos renseignements personnels en ligne. Choisissez un mot de passe fort et n’utilisez pas le même mot de passe que vous utilisez pour d’autres sites. Ne partagez votre mot de passe avec personne. GPS ne demandera jamais votre mot de passe dans un appel téléphonique non sollicité ou dans un e-mail non sollicité.
Aussi, n’oubliez pas de vous déconnecter du site web et de fermer la fenêtre de votre navigateur dès que vous avez terminé votre travail.
GPS se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité de temps à autre. Si nous apportons des modifications à cette politique de confidentialité, nous afficherons la politique révisée sur notre site Web et dans nos applications et mettrons à jour la dernière date mise à jour en haut de cette politique de confidentialité.
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance compétente si vous pensez que nous n’avons pas respecté les lois sur la protection des données. Pour GPS NV, vous pouvez contacter l’Autorité belge de protection des données, Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles, + 32 2 274 48 00 contact@apd-gba.be – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Si vous avez des questions ou des plaintes au sujet de cette politique de confidentialité ou de ce sujet, vous pouvez nous contacter dpo@gps-time.be. Si vous êtes un client et que vous avez des questions liées à la vie privée, vous pouvez contacter votre personne-ressource au GPS ou dpo@gps-time.be.