Productief telewerken met deze 5 tips

Onze consultants zijn normaal dagelijks op de baan om ondernemingen te ondersteunen met de tijdregistratie of personeelsplanning van hun medewerkers. Maar de coronacrisis dwingt ons om met z’n allen te telewerken. Op afstand samenwerken met je collega’s is niet altijd eenvoudig en vraagt een aanpassing van de onderneming en diens medewerkers. Productief thuiswerken kan een uitdaging zijn, zeker met het hele gezin in huis. Maar met enkele goede afspraken en een paar nuttige tips en tricks kan je al heel wat valkuilen omzeilen.

Er zijn tal van manieren om productief te blijven en te voorkomen dat je geïsoleerd wordt. Van het creëren van een rustige werkomgeving, het opstellen van een werkschema tot de manier waarop je met je team communiceert.

We delen graag enkele tips en tricks over hoe onze medewerkers productief thuiswerken. Alsook de voordelen die telewerk levert voor jou maar ook voor je klanten.

1 | Blijven communiceren is de sleutel tot succes

Met de collega’s

In een crisisperiode als deze, waarin we aan telewerk doen is het zeer belangrijk om contact te houden met je collega’s. Hetgeen niet altijd even gemakkelijk is, omdat je niet zoals op kantoor iedereen per direct kan aanspreken. Gelukkig hebben onze medewerkers via de Employee Self Service van onze tijdregistratie software een overzicht van wie aanwezig is per team. Zo kan er rekening gehouden worden met de verlofdagen van de collega’s bij het inplannen van meetings. Zo creëren we nog steeds een nauw samenwerkingsverband.

Bij GPS Time & Security gebruiken we ook vaak de tool Teams, om snel te communiceren met elkaar, taken op te volgen, elkaar te helpen met het uitvoeren van opdrachten en informatie door spelen naar elkaar.

Met de klant

Net zoals ons, werken de meeste andere bedrijven vandaag ook remote. Hierdoor is face-to-face contact met de klant een nietig begrip geworden. Ook daar biedt Teams de oplossing. Zo blijf je verbonden met elkaar en kan de meeting gewoon doorgaan, maar dan van thuis uit. Het gebrek aan non-verbale communicatie vereist wel de nodige gewenning voor alle partijen.

Al zou je het niet onmiddellijk denken toch haalt een klant hier profijt uit. In ons geval sparen onze consultants voor tijdregistratie en personeelsplanning hun verplaatsingen uit. De tijdsbesparing die dit oplevert, investeren ze terug in de klant. Hierdoor krijg je als klant meer waar voor je geld.

Andere voordelen die we ontdekt hebben voor onze klanten situeren zich in onze opleidingen. Ook deze kunnen namelijk remote waardoor we de verplaatsing uitsparen. De tijdsbesparing gebruiken we vervolgens om een handleiding op maat op te stellen.

Daarnaast laten de digitale communicatie tools ook toe om de opleiding op te nemen. Zo kan je deze achteraf op elk moment opnieuw afspelen als je iets niet meer weet. Of kan je deze doorsturen naar andere medewerkers. Hierdoor wordt het bereik van de opleiding groter. En krijg je als klant dus opnieuw meer waar voor je geld.

Zo stellen we alles in het werk om onze service op remote te blijven aanbieden zonder hierbij te raken aan de kwaliteit.

2 | Creëer routine

Thuiswerken wilt niet zeggen dat jouw medewerkers de hele dag vanuit bed achter hun computer moet hangen, want zo gaan ze al snel hun productiviteit verliezen. Zorg er dus voor dat ze zoals voordien routine creëren . Hierbij enkele tips:

• Leg jezelf een uur op om op te staan
• Las tijdig een pauze in
• Maak een to-do list
• Probeer altijd datgene waarmee je bezig bent af te maken

3 | Creëer je eigen werkplek @Home

Niet iedereen beschikt over een goed uitgeruste kantoorruimte of bureau thuis. Toch motiveer je je medewerkers best om ook thuis een eigen werkplek te creëren waarbij ze goed afgezonderd zijn van storende factoren.  Zo dienen ze een “kantoor” na te bouwen door hun ver weg van alle afleiding te zetten. We begrijpen dat dit een hele opgave is. Toch wist onze consultant Jurgen hier creatief mee om te springen. Hij werkt namelijk vanuit zijn motorhome op de koer thuis. Daardoor kan hij ongestoord werken, alsook zijn productiviteit behouden.

4 | Creëer de meest optimale omstandigheden

Jouw kantoormedewerkers worden onderworpen aan heel wat ergonomische risico’s zeker nu dat ze niet over een uitgerust kantoor beschikken thuis. Met als gevolg: ziekteverzuim, verminderde productiviteit en verzuurde werkrelaties.

Met onderstaande ergonomische tips vergroot je hun comfort, gezondheid en de effectiviteit van hun werkplek. Kortom je leert je medewerkers ergonomisch werken!

• Zit rechtop in je bureaustoel
• Drink voldoende water
• Zet de monitor recht voor je
• Toetsenbord aan de rand van de bureau
• Geef je ogen de ruimte
• Clean desk

5 | Stel doelen op & werk planmatig

Door planmatig te werk te gaan ontstaat er een overzichtelijk geheel waarbij iedereen weet wat het startpunt is en via welke wegen, binnen welk tijdsbestek, het eindpunt behaald dient te worden. Ook kunnen op weg naar het einddoel al tussenresultaten in kaart worden gebracht zodat je weet of je op de goede weg zit.

In ons geval kunnen onze medewerkers, buiten het registreren van hun werkuren en afwezigheden, ook hun activiteiten registreren. Zo krijg je realtime een inzicht op de tijdsbesteding van jouw medewerkers.

Wil je ook de productiviteit van je telewerkers in kaart brengen? Ontdek dan onze oplossingen voor tijdregistratie of neem direct contact met ons op.