Verlaag je operationele kosten drastisch met urenregistratiedata en Power BI

Administratie kost miljarden

Wist je dat 1 op de 5 bedrijven geen inzicht heeft in hun personeels- en administratieve kosten? Terwijl jaarlijks maar liefst 6 miljard euro naar administratie gaat. Zonder gedetailleerd inzicht is het als tasten in het duister. Elke verandering roept weerstand op en de beste manier om deze weerstand te overwinnen, is door je beslissingen te onderbouwen met harde, overtuigende cijfers.

Data als sleutel tot inzicht

Inzicht begint met data. Deze data verzamel je niet via papieren documenten, maar met moderne urenregistratiesystemen en tools zoals Power BI. Urenregistratie software stelt je in staat om cijfers te analyseren, berekeningen te maken en inzicht te krijgen in verschillende aspecten van je menselijk kapitaal. Bijvoorbeeld welke afdelingen hebben de meeste en minste capaciteit? Welke afdelingen maken de meeste kosten? Deze inzichten helpen je om processen te optimaliseren en geïnformeerde beslissingen te nemen die het verschil maken.

Concreet aan de slag met GPS

Met GPS krijg je meer dan een overzicht van prestaties per afdeling. Onze urenregistratie software biedt gedetailleerde kostenplaatsen, gekoppeld aan specifieke afdelingen, ploegen of functies.

Bijvoorbeeld als een werknemer op dezelfde dag wisselt van afdeling, kan je dit in GPS Emprova op drie manieren ingeven:

1. Via de boekingen: Een werknemer geeft op een tikklok aan dat hij/zij wisselt van afdeling, ploeg, lijn of functie, waardoor de gewerkte uren van die dag splitsen.
2. Via een leidinggevende: De leidinggevende heeft de mogelijkheid deze aanpassing van afdeling door te geven.
3. Via de planningsmodule: De planner plant een splitsing op de dag in, waardoor de gewerkte uren wijzigen.

Dus of het nu via boekingen, leidinggevenden of de planningsmodule gaat, elke gewerkte minuut wordt nauwkeurig geregistreerd en geanalyseerd. Deze data kun je eenvoudig integreren in je BI-tool voor gepersonaliseerde rapportages. Hierin kun je dan vergelijken met de geproduceerde orders/hoeveelheden en ook het loon van de medewerker mee laten rekenen.

Forecasting van de beschikbare uren

Met GPS kun je niet alleen terugkijken, maar ook vooruit plannen. Haal de beschikbare uren van al je medewerkers (vast, tijdelijk en/of extern) op basis van hun geplande roosters, inclusief afwezigheden. Vergelijk deze met komende projecten en orders, zodat je strategisch kunt plannen en middelen efficiënt kunt toewijzen.

Hieronder een voorbeeld van hoe dit eruit kan zien:

Hoe Soubry meer inzicht en efficiëntie krijgt

Neem Soubry als voorbeeld. Voor de samenwerking met GPS worstelde Soubry met een inefficiënte personeelsplanning en hoge kosten. Met behulp van onze urenregistratiedata, kan Soubry gedetailleerde rapporten genereren en precies zien waar de knelpunten liggen. Dankzij deze inzichten konden ze hun operationele kosten verlagen en hun winstgevendheid verbeteren.

Neem de controle over je uitdagingen

Kosten verlagen, groei stimuleren, winstgevendheid bewaken en technologische investeringen optimaal benutten. Zonder data is dit onmogelijk. Met de urenregistratie software van GPS kun je niet alleen de juiste gegevens leveren voor deze beslissingen, maar ook je processen automatiseren en efficiënter maken.