Mifa
Uitdagingen urenregistratie
In 2020 zocht Mifa dringend naar een betrouwbare partner voor urenregistratie die hun bestaande badges kon koppelen aan hun toegangsbeheer. Vanwege complexe urenregelingen (zoals weekendregeling en flexibele uren) was een kwaliteitsvol urenregistratiesysteem met uitgebreide mogelijkheden vereist dat ook voldoet aan de Nederlandse wetgeving. Daarbij is voor Mifa een open en eerlijke communicatie met de partner cruciaal, dus maakten ze snel de overstap naar GPS.
Nederlands productiebedrijf Mifa is specialist in aluminium extrusie profielen met zowel nationale als internationale klanten voor diverse markten. Dankzij hun hoogwaardige technologie, jarenlange ervaring en meer dan 370 gepassioneerde medewerkers is Mifa in staat om de meest complexe vormen van aluminium, magnesium en andere materialen te produceren. Het toonaangevend bedrijf is opgericht in 1975 door Jan Aalberts en maakt deel uit van de beursgenoteerde onderneming Aalberts NV.
Gebruiksvriendelijkheid staat centraal
Bij Mifa gebruiken de werknemers één badge voor zowel toegangsbeheer als urenregistratie. Ze kunnen eenvoudig uren registeren, afwezigheidsaanvragen indienen en het verlofsaldo controleren via de Emprova- app en webbrowser. Naast urenregistratie biedt GPS de werknemers van Mifa ook een aanwezigheidspaneel, waarmee ze op elk moment de aanwezigheid van hun collega’s kunnen raadplegen. De leidinggevenden hebben toegang tot meer gedetailleerde informatie, zoals het type afwezigheid. Luc Koopmans voegt toe: “Hoewel GPS veel verschillende HR-data weergeeft, staat gebruiksvriendelijkheid centraal voor GPS.”
Efficiëntie door decentraal HR-beheer
Bij Mifa is er geen onderscheid in functie, want iedereen in het bedrijf klokt in via de app, webbrowser of tikklok. Finance manager, Luc Koopmans, benadrukt: “Wij willen niet controleren. Het registreren van je uren biedt flexibiliteit. Zo kunnen kantoormedewerkers bijvoorbeeld ’s morgens hun kinderen ophalen en later de uren inhalen.” Mifa legt de verantwoordelijkheid voor de urenregistratie bij de werknemers, terwijl de leidinggevenden verantwoordelijk zijn voor het controleren van afwezigheidsaanvragen, overuren en afwijkingen. Achteraf behandelt de HR-afdeling roosterwijzigingen voor de berekening van de lonen. Dit resulteert in een aanzienlijke tijdsbesparing voor de HR-afdeling.
Een geoptimaliseerde koppeling met AFAS
De koppeling met AFAS biedt Mifa extra tijdsbesparing dankzij de synchronisatie van personeels- en loongegevens. De HR-afdeling voert nieuwe werknemers (zoals oproepkrachten, personeelsleden, uitzendkrachten of ingeleend personeel) in AFAS, waardoor ze automatisch in GPS worden aangemaakt. Daarna worden de planningsroosters en verlofsaldi in de urenregistratie software verwerkt. Na het afsluiten van de maand stuurt de salarisadministratie de loongegevens vanuit GPS Emprova naar AFAS. Luc Koopmans benadrukt: “De koppeling met AFAS bespaart ons enorm veel werk en tijd. Vroeger deden we een export en import in AFAS, maar met GPS is dat geoptimaliseerd. In 20 minuten is alles geregeld.”
Toekomstige uitbreidingen
Mifa streeft naar nóg meer efficiëntie, want Mifa werkt aan het verbeteren van het aanwezigheidspaneel door telefoonnummers van medewerkers toe te voegen. Zo zorgt GPS ervoor dat de administratie van Mifa verdampt en er tijd overblijft voor andere HR-taken.
Ook aanzienlijk tijd besparen zoals Mifa?
Demo aanvragen