Uitdagingen
Sibelco stond voor een grote uitdaging in het beheren van urenregistratie. Met negen productiesites in Nederland was een systeem nodig dat moeiteloos meerdere vestigingen en afdelingen aankon. De complexe roosters met verschillende ploegendiensten maakten de salarisadministratie nog uitdagender. Bovendien moest het systeem flexibel genoeg zijn om overwerk nauwkeurig vast te leggen en te compenseren.
Sinds 1872 is Sibelco gegroeid tot een toonaangevende speler in de winning, productie en distributie van industriële mineralen. Het productiebedrijf telt wereldwijd 118 productiesites in 31 landen, met 5000 werknemers waarvan 320 in Nederland.
Efficiënte urenregistratie met GPS
Met de introductie van GPS Emprova registreert Sibelco nu eenvoudig de aanwezigheid van alle werknemers, inclusief contractors en inhuurkrachten. Dit draagt direct bij aan de veiligheid op de werkvloer. Mathon Henssen, salarisadministrateur, licht toe: “Met één druk op de knop genereren we calamiteitenlijsten voor elke site en zien we meteen wie deel uitmaakt van het BHV-team.” Daarnaast automatiseert het systeem de werktijden en overwerk volgens de CAO, wat het HR-team kostbare tijd bespaart. Via Emprova Self Service houden werknemers zelf hun klokkingen, verloftellers en overuren bij. “Onze werknemers kunnen precies zien welke dagen en uren zijn afgeboekt en bijgeboekt. Die transparantie is onmisbaar,” benadrukt Mathon Henssen. Het HR-team beheert met GPS Emprova moeiteloos tijd-voor-tijd en toeslaguren.
Geavanceerde oplossingen voor complexe roosters
Als productiebedrijf met meerdere vestigingen heeft Sibelco te maken met verschillende dagroosters, die GPS in de software programmeert zodat leidinggevenden deze kunnen toewijzen. Daarnaast maakt het kantoorpersoneel gebruik van glijtijden, terwijl de roosters van arbeiders verschillen per locatie en per ploeg. Mathon Henssen vertelt:“Het planningsrooster zorgt ervoor dat het juiste uurrooster aan de juiste dag wordt gekoppeld, zolang werknemers hun vaste rooster volgen. Het planningsrooster werkt zeer goed; we hoeven alleen de uitzonderingen aan te passen.”
Geautomatiseerde verlofaanvragen
Via Emprova Self Service dienen werknemers verlofaanvragen in, die de directe leidinggevende vervolgens goedkeurt, afkeurt of gedeeltelijk goedkeurt. Zodra deze is verwerkt, ontvangt de werknemer direct een notificatie. GPS zorgt automatisch voor het toepassen van wettelijk verlof, en wanneer dat is opgebruikt, schakelt het systeem moeiteloos over naar bovenwettelijke verlofdagen. Mathon Henssen licht toe: “Dit proces verloopt zeer soepel. Verlofsaldo’s van het vorige jaar worden automatisch naar het nieuwe jaar overgezet. Hoewel GPS een Belgisch bedrijf is, programmeren ze zonder problemen volgens de Nederlandse regels.”
Vlotte integratie met AFAS
Vroeger kostte het handmatig verwerken van overuren de salarisadministrateur een hele werkdag per maand, met een verhoogd risico op fouten. In samenwerking met een expert van GPS werd de integratie verder geoptimaliseerd, waarbij alle componenten van GPS nu gekoppeld zijn aan AFAS. Dankzij de huidige integratie met AFAS kan het HR-team de overuren nu eenvoudig uploaden in AFAS. “De import naar AFAS duurt nu maar 5 minuten”, voegt Mathon Henssen toe.
Efficiënt toegangsbeheer met GPS en Paxton Net2
Als beheerder van Paxton Net2 zorgt Mathon Henssen met GPS ervoor dat de toegangscontrole bij Sibelco efficiënt en veilig verloopt. De koppeling met Paxton Net2 maakt het beheer van toegangsrechten eenvoudig. Mathon Henssen vertelt: “Als je 2 systemen standalone zou hebben of als we met een andere partij zouden samenwerken, dan zouden we alles dubbel moeten invoeren.” Wanneer een medewerker in GPS Emprova wordt ingevoerd en een badge wordt toegewezen, synchroniseert deze informatie automatisch met Net2. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en verhoogt de veiligheid. In geval van een vergeten registratie kan Mathon snel verifiëren wanneer iemand werkelijk aankwam door te controleren wanneer de slagboom is geopend. De nauwkeurige registratie van toegang tot specifieke locaties, zoals magazijnen of serverruimtes, is waardevol bij het onderzoeken van incidenten.
Snelle en betrouwbare helpdeskondersteuning
Bij vragen kan de salarisadministratie altijd rekenen op een snelle en adequate reactie van de helpdesk via een online platform. “Onlangs had ik een vraag en binnen een anderhalf uur kreeg ik al een reactie,” vertelt Mathon Henssen tevreden. “Als ik vraag om me te bellen, dan wordt dat gedaan.” Met toekomstige plannen om GPS in twee nieuwe vestigingen te implementeren, blijft Sibelco zich richten op optimalisatie en uitbreiding. Hierbij kunnen ze voortdurend vertrouwen op de ondersteuning van een helpdesk zonder extra kosten.
Conclusie
Sibelco heeft met GPS een betrouwbare partner gevonden voor het beheren van hun tijdregistratie- en toegangsprocessen. De integraties met AFAS en Paxton Net2 hebben niet alleen de efficiëntie verhoogd, maar ook de veiligheid en nauwkeurigheid. Het HR-team bespaart tijd, minimaliseert fouten en biedt werknemers transparantie en gebruiksgemak. Met de ondersteuning van de helpdesk en plannen voor verdere uitbreiding van GPS naar nieuwe vestigingen, kan Sibelco zich voortdurend richten op groei.