Uitdagingen
- Inefficiënte verlofbeheer en urenregistratie
- Beperkte flexibiliteit
Oplossingen
- Eenvoudig verlofbeheer met Emprova Self Service
- Flexibele, veilige omgeving met regelmatige updates
- Samenwerking met toegangscontrole Paxton Net2
- Eenvoudige export aanwezigheidslijsten
TBS-SVA Groep is een toonaangevende organisatie op het gebied van afwateringsoplossingen en streeft voortdurend naar innovatie, duurzaamheid en veiligheid. Met een team van 85 toegewijde medewerkers, verdeeld over vier merken (TBS, SVA, DDC Aquacare BV en IE Systems), levert de groep klantgerichte oplossingen van hoge kwaliteit.
Efficiënte urenregistratie
Met de implementatie van GPS Emprova heeft TBS-SVA Groep een oplossing die de volledige cyclus van urenregistratie automatiseert en optimaliseert. Het proces werkt als volgt:
- Inklokken via kloksysteem met badge
Medewerkers van TBS-SVA Groep registreren hun werktijden door simpelweg in en uit te klokken via een kloksysteem met badge. Dit maakt het proces voor medewerkers eenvoudig en gebruiksvriendelijk. - Automatische berekening door GPS Emprova
Zodra de medewerkers hun uren hebben geklokt, berekent GPS Emprova automatisch de geregistreerde uren, inclusief overwerk-, toeslaguren en reisdagen. Door deze automatisering hoeven salarisadministrateurs niet langer handmatig de overuren bij te houden, wat tijd bespaart en de nauwkeurigheid verbetert. “Onze roosters zijn uitstekend ingericht in GPS. Dankzij de automatische calculatie van overwerk besparen we tijd omdat we dit niet apart hoeven bij te houden,” zegt Mayke Hoeben, salarisadministrateur. - Controle door afdelingshoofden
De afdelingshoofden spelen een belangrijke rol in dit proces. Zij controleren en bevestigen de geregistreerde uren van hun teamleden, inclusief de berekende overwerkuren. Dit zorgt voor een betrouwbare registratie van gewerkte uren binnen elke afdeling. - Bestandsuitwisseling met Cobra voor salarisverwerking
Na goedkeuring door de afdelingshoofden stuurt de HR-afdeling de verwerkte uren door naar SD Worx via een bestandsuitwisseling.
Eenvoudig verlofbeheer
Naast urenregistratie biedt GPS ook een gebruiksvriendelijke oplossing voor verlofbeheer. Via de Emprova Self Service app of website kunnen medewerkers zelf verlofaanvragen indienen en afwezigheden melden. Ze ontvangen een automatische melding als hun leidinggevende de aanvragen heeft goedgekeurd of afgekeurd.
Overstap naar een Cloud-omgeving
Na jarenlang gebruik van GPS Emprova op een lokale server, koos TBS-SVA Groep voor de overstap naar een Cloud-omgeving voor meer flexibiliteit en beveiliging. De organisatie ontvangt nu om de twee weken updates zonder zelf onderhoud uit te voeren en profiteert ze van extra beveiligingsfuncties zoals data replicatie en disaster recovery.
Samenwerking met Paxton Net2 voor toegangsbeheer
Naast urenregistratie biedt GPS ook het toegangsbeheer dankzij een samenwerking met Paxton Net2. Medewerkers kunnen met één badge zowel inklokken als toegang krijgen tot de bedrijfsruimten. De IT-afdeling kan de toegangsrechten op afstand beheren, wat zorgt voor meer flexibiliteit en controle. Met het aanwezigheidspaneel kan TBS-SVA Groep eenvoudig aanwezigheidslijsten exporteren, inclusief een een lijst van de aanwezige BHV’ers. Dit verhoogt de veiligheid op de werkvloer aanzienlijk.
Positieve ondersteuning en samenwerking
De samenwerking met GPS gaat verder dan alleen de technische oplossingen. TBS-SVA Groep waardeert de klantgerichte ondersteuning. “We hebben recent een zeer positieve ervaring gehad met de opleiding van de rapporteringstool en Emprova Central. Een consultant kwam bij ons op locatie om de training te geven, wat we als erg prettig hebben ervaren”, vertelt Mayke Hoeben. Ook de helpdesk is een grote meerwaarde: “De ondersteuning van de helpdesk is zeer goed. Onze vragen worden altijd snel en efficiënt beantwoord.”
Next step: kostenplaatsberekening
Dankzij de implementatie van GPS Emprova heeft TBS-SVA Groep de urenregistratie en toegangsbeheer drastisch geoptimaliseerd. De volgende stap is de implementatie van kostenplaatsberekening, zodat TBS-SVA Groep de productiviteit per machine nauwkeurig kan monitoren en blijven verbeteren.